Как нумеровать приказы подразделяя через дробь

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Как нумеровать приказы подразделяя через дробь

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу

Как присвоить номер приказу

Итоги

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

 При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов.

Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.

Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы (виды)?»и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/pravilnaya_numeraciya_prikazov_v_kadrovom_deloproizvodstve/

Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон

Как нумеровать приказы подразделяя через дробь

Евгения КОЖАНОВА,эксперт по общему делопроизводству и архивному делу, руководитель компании «Архив-63» (г. Самара)

В статье читайте:

· Как незаметно зарегистрировать документ задним числом в электронном журнале

· Когда оставить резерв для кадровых приказов

· Что делать, если номера забронировали, но не использовали

Важные кадровые документы

Кадровик нередко обнаруживает ошибку в нумерации приказов, когда, например, за № 159 идет сразу № 200. Может быть и обратная ситуация: нужно сделать приказ задним числом, а номеров свободных нет, и в журнале все записано по порядку.

Но исправить ситуацию можно. Способ зависит от того, какой журнал вы ведете – электронный или бумажный.

В статье разберем, как регистрировать документы задним числом максимально незаметно и как добиться, чтобы такие ситуации возникали как можно реже.


Способ 1. Нумеровать приказы в пределах одного дня

Важная статья: «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе» (№ 1, 2017)

Электронный журнал позволяет относительно незаметно регистрировать в день любое количество документов. Относительно потому, что в памяти некоторых программ остается информация о том, кто, под какой учетной записью, когда и что изменил в файле. Но обнаружить эти сведения могут только следственные органы, а не ГИТ при проверке.

Способ сработает, если нумеровать приказы в пределах одного дня. То есть присваивать приказу номер, который состоит: – из кода дня;

– порядкового номера документа, который зарегистрирован в этот день.

Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым.

5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1.

Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед.

Пример

Кадровик Елена И. регистрирует приказы в электронном журнале определенным днем. 8 августа ей нужно зарегистрировать три приказа за 4 августа.

Чтобы создать дополнительные строки, она выделила три строки ниже 4 августа, кликнула по выделенной области правой кнопкой мыши и выбрала «вставить». В журнале появилось три новые строки.

На них Елена записала приказы под номерами 0408004, 0508001, 0608001 (образец ниже).

Умный журнал учета приказов по личному составу автоматически присвоит номер документа. Не забудьте включить макросы.

Вы можете придумать собственные варианты, как обозначать код дня. Допустимо располагать код дня в любой последовательности – перед порядковым номером документа или после него, через дробь или дефис. Собственную систему нумерации закрепите в инструкции по делопроизводству или издайте специальный приказ, если инструкции нет (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Преимущества. Способ нумерации, который включает код дня и порядковый номер, позволяет присваивать корректный номер приказам, которые должны были быть зарегистрированы несколько дней назад. Не нужно бронировать номера.

Недостатки.Способ подходит только для электронных журналов. Придется изменить систему нумерации, но зато только один раз.


Способ 2. Отчеркивать дополнительные поля

В журнале учета, который заполняете вручную, новые чистые строки просто так не появятся. В строках придется отчеркивать дополнительные поля, чтобы можно было внести запись задним числом. В связи с этим рекомендуем делать между регистрируемыми приказами достаточные отступы, чтобы при необходимости можно было разборчиво внести еще одну запись.

Преимущества.Система нумерации остается прежней. Создавать новые номера для запоздавших документов можно привычным методом с префиксом «/а» или «/1».

Недостатки. При сплошной порядковой нумерации № 1, № 2, № 3 легче обнаружить документы, которые созданы невовремя. Они обычно имеют литерный номер, например 124-а или номер с косой чертой 124/1. Если инспектор ГИТ при проверке обнаружит приказ под номером 60/а, то сделает замечание о некорректной нумерации.

Чтобы инспектор не придрался, не закрывайте день литерным номером и номером с косой чертой. Это косвенно подтвердит, что документ на самом деле зарегистрировали позже. Номера с буквой, косой чертой лучше помещать в середину дня (образец ниже).

Кликните на , чтобы узнать подробнее

Живые образцы

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/19_93908_kak-oformlyat-dokumenti-zadnim-chislom-i-ne-narushat-zakon.html

Как нумеровать приказы подразделяя через дробь

Как нумеровать приказы подразделяя через дробь

Знаю, что это нарушение достаточно серьезное, и случись с человеком что-нибудь во время такого отпуска головы мне не сносить, но в прошлый период залезать я не могу, т.к. месяц закрыт, цыфры все переданы глав буху. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Подскажите пожалуйста, можно ли поставить номер приказа с дробью? Например есть Приказ № 32, можноли составить Приказ № 32/1 ? Если содержание одинаковое? Спасибо заранее Форум:

  • Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

Evenstar 2009-04-15 08:39 Лучше с литерой, например №32а Что значит, одинаковое содержание? Expressio 2009-04-15 09:01 ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое спасибо.

  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

  • «Как правильно внести изменения в личную карточку?»;
  • «Личная карточка работника формы Т-2 — скачать образец»;
  • «Новый типовой бланк трудовой книжки».

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи«Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?»и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Нумерация приказов для маленькой организации

Посмотрите выдержки из статьи И.Гущиной «Кадровик.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

А цифра через дробь нежелательно да? Evenstar 2009-04-15 12:32 Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9.

Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.

Голосование:

Агентство выставило один счет-фактуру от 31.01.2018г. с указанием в ней всех приобретенных в течение января 2018 билетов и выделенной суммой НДС по каждому билету.

Регистрационно-контрольные карточки и электронные картотеки, которые обычно дублируют друг друга, более удобны для систематизации и поиска. Регистрационные журналы обеспечивают большую информационную безопасность.

Регистрационные формы не имеют строгого стандарта, но обычно содержат следующие данные: — дата; — порядковый номер приказа; — кто подписал (должность, фамилия); — краткое содержание приказа; — основание; — исполнитель.

4 Теперь, чтобы нумеровать приказы по кадрам, вам достаточно заглянуть в соответствующий журнал и присвоить документу очередной индекс.То есть 3 папки. Во всех папках была просто порядковая нумерация:1,2,3….Журнал регистрации приказов не вели вообще.

В новом 2013 году 10 числа уволили работника приказом № 1(без литер) от 10.01.2013г.

Важно

В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Не зарегистрирован приказ о допуске к работе ка не нарушить нумерацию

При этом, сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Следовательно, при выявлении пропущенного номера в регистрации приказов, мы не рекомендуем изменять нумерацию данных приказов. Соответственно, Вы можете продолжать нумерацию.

  1. Ввести с 2019 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);2.

Источник: https://tral86.ru/kak-numerovat-prikazy-podrazdelyaya-cherez-drob

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

1239 страницы Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации.

Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами. В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать.

Обеспечение правильного хранения документации.

Систематизация актов на основании их содержания.

Создание порядка регистрации бумаг.

Подскажите, в организации ведется нумерация приказов с начала года.

Если возникла необходимость издать приказ, но свободного номера приказа нет. Можно ли использовать дробь? Например, 198/1.

Ответ на вопрос: Данный вопрос законодательно не урегулирован.

Регистрационный индекс состоит из:

  1. условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
  2. порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года?

А каких именно? Скачать в .doc Приказ – это внутренний распорядительный документ организации.

Руководитель подписывает все . Скачайте документы по теме: Здесь надо отметим, что приказы, издаваемые организацией, подразделяются на следующие виды: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании. К приказам

Вход на сайт

Рубрика: Ответов: 7 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте.

« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »

Аноним 1 октября 2007, 9:38 Оценок нет В организации есть множество приказов по основной деятельности под дробью (70-1, 70-2, 70-2-1 и т.п.).

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Аноним (гость) 13 декабря 2007, 11:17 При проверке в нашей организации такие приказы с дробью не явились

Ставится ли в приказ литер и дробь

Подробнее… Регистрация на семинар состоится 24, 25 и 28 мая Круглые столы 25 апреля состоится круглый стол «ВЭД – изменения законодательства». Автор и ведущий — Нагам Елена Рафаиловна, директор ООО «Налоговая стратегия», практикующий налоговый консультант.

Подробнее…Зарегистрироваться на круглый стол Консультации аудитора все Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы.24.04.2018: Подскажите, как начисляется НДС при списании УЦЕНЕННОГО товара (промышленный товар) по сроку годности и другим причинам, на первоначальную сумму стоимости товара или на сумму уцененного товара?

Разница в цене может отличаться в несколько раз, отсюда и НДС может сильно отличаться. Прошу указать на ссылки в законодательстве.

Ответ… 16.04.2018: У нас заключен договор с агентством на приобретение билетов для командировок по безналичному расчету.

Возможно ли использование дробных номеров приказов?

Какой порядок нумерации приказов?

Ответ на вопрос: Порядок нумерации приказов по кадрам законодательно не установлен. Прямого запрета на нумерацию через дробь в нормативно-правовых актах нет, а в судебной практике в открытом доступе нет примеров привлечения работодателя к ответственности за такую нумерацию.

Вместе с тем, рекомендуется избегать нумерации через дробь, поскольку в случае конфликта с работником (например, по поводу привлечения к дисциплинарной ответственности) дробный номер может вызвать подозрения в составлении приказа «задним числом» — а, следовательно, в его недействительности. На данный момент исправить уже изданные приказы не получится, поскольку уже наверняка есть ссылки в других документах и на эти приказ, и на изданные позднее, и попытка присвоить приказам новые номера привет к дополнительным трудностям.

В рассматриваемой ситуации следует дальше вести нумерацию корректно, без использования дробных чисел.

Нумерация приказов по кадрам нарушена

/ / Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно.

Журналы регистрации приказов будут разные.

  • Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  • Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  • Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Так я нового сотрудника принимаю, и ему же автоматически присваивается новый номер порядковый, и табельный и ТД и в приказе о приеме, ну никак не плучается сделать так, что бы вручную вбить эти данные, т.к. следующий номер уже

Можно ли оформить номер приказа с дробью, например 84/1, если его забыли зарегистрировать?

Регистрация документов является неотъемлемой и одной из важнейших частей общей системы организации работы с документами, важнейшим элементом технологической цепочки движения и обработки документов. — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Источник: http://zem-vopros.ru/kak-numerovat-prikazy-podrazdeljaja-cherez-drob-31956/

ПраваРешения
Добавить комментарий