Ознакомление сотрудников с приказом под роспись

Ознакомление с приказом

Ознакомление сотрудников с приказом под роспись

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с приказом .docСкачать образец листа ознакомления с приказом .doc

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

  • о назначении на должность;
  • о проведении аттестации сотрудников;
  • о переводе на другую работу;
  • об отпуске;
  • об индексации заработной платы;
  • о возложении обязанностей и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

>Лист ознакомления с приказом: инструкция и образец

Лист ознакомления с приказом: когда и зачем издают?

В соответствии с Трудовым законодательством руководитель предприятия обязан довести информацию, которая содержится в локальном нормативном документе, до каждого работника, которого так или иначе коснется приказ. Это нужно для своевременного исполнения содержащихся в этом документе распоряжений. Не менее важно получить подтверждение, которое будет означать, что все заинтересованные лица ознакомились с локальным актом.

Если речь идет об одном или двух-трех сотрудниках, то свои подписи они оставляют непосредственно на листе с приказом. Но как быть, если распоряжение касается большого количества людей?

С этой целью разрабатывается отдельный лист ознакомления с приказом – его образец издается в одном экземпляре.

Документ позволяет письменно зафиксировать тот факт, что человек прочитал приказ, ему понятно его содержание и самое главное – он с ним согласен.

Подобная процедура необходима в том случае, если распоряжение касается большого количества сотрудников, например, при издании приказа по технике безопасности или по назначению смен.

С примерами бланков и правилами их заполнения вы сможете подробно познакомиться здесь: Бланки и образцы документов, инструкция по их заполнению и скриншоты образцов.

Зачем нужна подпись работника?

Трудовые взаимоотношения работодателя и работника опираются на законодательную базу. При этом устные договоренности никакой юридической силы не имеют. Для руководителя лист ознакомления с приказом – доказательство того, что с распоряжением, как того и требует закон, были своевременно ознакомлены все заинтересованные лица.

Такой документ может пригодиться при разрешении трудовых споров. Образец приказа с ознакомлением под роспись вправе затребовать представители трудовой инспекции. Отсутствие автографа будет квалифицироваться как факт того, что конкретный сотрудник не был проинформирован о распоряжении. Нерадивый работник может воспользоваться этим и уклониться от исполнения приказа.

И напротив, если в листе ознакомления с положением есть образец подписи работника, тому не удастся объяснить причину невыполнения необходимых действий незнанием текста приказа.

Не знаете, как составить приказ с соблюдением всех законодательных норм? Читайте статью Форма Т-1 и Т-1а. Приказ о приеме на работу. Правила заполнения.

Важные нюансы:

  1. Проставляя подпись, сотрудник должен точно указать дату – это поможет доказать, что ознакомление с распоряжением произошло своевременно.
  2. Если в момент подписания приказа работник отсутствует, например, находится на больничном, приложение к приказу об ознакомлении с документами надо дать подписать ему в первый день возвращения.
  3. В списке, который фигурирует в листе ознакомления с приказом, должны быть подписи всех заинтересованных сотрудников. Подделывать чью-то подпись недопустимо – это грозит уголовной ответственностью.
  4. Если кто-то из персонала отказывается поставить свой автограф, нужно составить соответствующий акт. Помимо руководителя в нем должны расписаться два свидетеля.

Унифицированная форма бланка ознакомления с приказом отсутствует. Поэтому у работодателей есть право разработать свою версию документа. По сути, это просто таблица, количество горизонтальных столбцов в которой соответствует числу работников, для которых обязательно ознакомление с приказом под роспись – образец каждой из них необходимо проставить напротив соответствующей фамилии.

Формат листа ознакомления схож с графиком отпусков (образец ниже).

Если штат на предприятии большой, а ознакомить с приказом нужно практически всех, может потребоваться несколько листов: их нужно скрепить вместе, пронумеровав каждый из них.

Вертикальные столбцы должны включать все необходимые реквизиты:

  • порядковый номер работника,
  • ФИО сотрудника,
  • его должность,
  • при необходимости – название подразделения, в котором он работает,
  • дату ознакомления с распоряжением,
  • подпись сотрудника.

Допустим и вариант всего из двух столбцов: в первом указываются ФИО работника, во втором каждый сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», под записью – роспись и дата, образец такого документа ниже:

Лист ознакомления с приказом №43 «О технике безопасности при работе на высоте»

Приказ доведёнФИО, подпись
С приказом ознакомленОгарков С. П.
С приказом ознакомленТарасенко В. Т.
С приказом ознакомленВавилова С. Л.
С приказом ознакомленКомаров А. Е.
С приказом ознакомленПротасов П. Е.

В шапке документа необходимо указать:

  • полное название организации,
  • название нормативного документа,
  • номер и краткую суть распоряжения,
  • дату издания приказа.

Задачи по составлению листа ознакомления с приказом и его заполнению обычно возлагают на кадрового специалиста — штатного или на аутсорсе.

Документ распечатывают в одном экземпляре на листе формата А4, при желании можно использовать фирменный бланк организации. Допускается заполнение как на компьютере, так и от руки. Главное условие – все подписи должны быть оригинальными.

Заверять документ печатью нет необходимости. Заключительная часть – регистрация документа в Журнале учета внутренних актов.

Источник: https://prioritetspb.ru/2019/12/oznakomlenie-s-prikazom/

Ознакомление под роспись: как оформить?

Ознакомление сотрудников с приказом под роспись

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

Бусидо

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:

1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.

3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст.

193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•наименование документа;

•место составления;

•дату составления;

•должность, Ф.И.О. работника;

•наименование организации-работодателя;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2017/oformit_oznakomlenie/

ПраваРешения
Добавить комментарий