Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Проведение экспертизы ценности документов

Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации).

В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
  • подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела(а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008                                                                                                                                                   № 35

Москва

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии:                              Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь:                                                       Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

      Члены комиссии:                                                                                  Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2.   Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор                               Минаев                                                                                С.И. Минаев

ПРИМЕР 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2008/ekspertiza_cennosti_dokum/

Образец приказа на экспертную комиссию архивной службы

Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Образец приказа на экспертную комиссию архивной службы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Самостоятельно сжечь или воспользоваться автоматическими уничтожителями документов – шредерами. Они измельчают бумаги до мелкой стружки, размеры которой зависят от категории безопасности устройства.

Приказ о создании эк в учреждении

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

  • наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • делопроизводственный индекс дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранения дела.

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.

Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., работа архива организации, учреждения, предприятия организуется в соответствии с положением об архиве, которое разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается «Архивом города» и утверждается руководителем организации.

Настоящее Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения (далее – Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются директором Учреждения (приложение № 1). Документирование деятельности ЭК Учреждения и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Положение об ЭК разрабатывается также на основании Примерного положения, согласовывается «Архивом города» и утверждается приказом руководителя организации, учреждения, предприятия.

Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в ании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в ании не участвуют.

Архивным органам субъектов Российской Федерации, федеральным государственным архивам (центрам документации) организовать разработку на основе Примерного положения индивидуальных положений об экспертных комиссиях учреждений, организаций, предприятий, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, и введение их в действие после согласования с архивными учреждениями.

Протокол заседания экспертной комиссии

Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы. В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.

Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии. 4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в архивных службах России. Раздел 5.

Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством присутствующих на заседании членов комиссии.

Образец приказа о создании экспертной комиссии по архиву в организации

Пример оформления приказа о создании экспертной комиссии Общество с ограниченной ответственностью «А» (ООО «А») ПРИКАЗ 05.01.2009 N 7 г. Минск О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ООО «А», ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Приказа о создании комиссии об уничтожении документов

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе.

Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

После утверждения акта указанные в нем документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить одним из двух способов.

Экспертная комиссия (далее – ЭК) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение в «Архив города» документов Архивного фонда края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения.

Данное примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно-политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. ЭК могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

Далее, как правило, указывается причина формирования бланка, то есть в каких целях утверждается данный приказ — для установления сроков хранения документов, отбора в архив или уничтожения.

Подскажите ГОСТ или действующие правила, в которых указано, что печать организации не ставится в приказах и на письмах, оформленных на фирменных бланках организации. Спасибо.

Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов: управленческой документации, научно-техническим архивом, архивом электронных документов и т.д. Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно-техническую документацию, и документы на электронных носителях.

Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены.

ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.

Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Положение о экспертной комиссии по архиву

Приказ о создании экспертной комиссии образец бланк Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения «постоянно» и «свыше 10 лет» (что реально означает сроки хранения 15 л., 25 л., 45 л., 50 л.) и документы по личному составу (75 л. ).

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденного 25.08.2010г.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

  • Дата.
  • Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
  • Распоряжение.
  • Способ избавления от бумаг.

У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить

Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

Конкретный состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Для этого издают соответствующий приказ (см. образец).

Источник: https://omorashi.ru/trudovoe-pravo/14574-obrazec-prikaza-na-yekspertnuyu-komissiyu-arkhivnoy-sluzhby.html

Приказ руководителя о создании экспертной комиссии с ссылкой на нормативный документ

Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Создать экспертную комиссию в составе: Председатель: Заведующая архивом организации Романова С.П. Члены комиссии: Начальника отдела кадров Чайкина С.О., Архивариус Кравченко А.У.., Главный бухгалтер Зима В.В.

Часто за исполнение распоряжения отвечает сам руководитель. В этом случае используйте формулировку: «Контроль за исполнением оставляю за собой».

Образец приказа назначения комиссии

Председатель заместитель директора Я.Ф. Телетрушкин Члены комиссии: начальник отдела кадров М.Э. Иртышкина начальник канцелярии Д.Г. Кормушечкина бухгалтер А.Т. Лючкина Секретарь заведующий архивом К.П. Чечуркина.

Комиссия, независимо от ее вида, — это коллектив, создаваемый руководителем предприятия для выполнения каких-либо функций на предприятии или для проведения мероприятий.

Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы. Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.

Таким образом, для проведения приемочной процедуры, соответствующей действующему законодательству, заказчику надлежит сформировать приемочную комиссию и организовать внутреннюю или внешнюю экспертизу.

Проверка опасных и вредных факторов, влияющих на сотрудников и наносящих вред здоровью, называется специальной оценкой условий труда.

Юрисконсульт П.Н.Поликарпов 3. Зав. архивом Д.Н.Музыкина 4. . 2. Зав. архивом Д.Н.Музыкиной разработать и представить на утверждение директору положение об экспертной комиссии. Срок исполнения — 20.02.2009. 3. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности ООО «А» за 2006 — 2007 гг.

Форма указов также разрабатывается организацией-заказчиком самостоятельно при соблюдении базовых требований о локальных нормативных актах и распоряжениях.

Не забывайте отменять уже неактуальные приказы, чтобы у вас одновременно не оказалось несколько действующих составов комиссии.

Не стоит злоупотреблять этим пунктом, пишите только действительно необходимое, избегайте мелких бытовых вопросов.
В установленном порядке представлять свое министерство в Архивной службе КБР. 5. Организация работы экспертной комиссии 5.1.

Даже если у вас очень маленькая фирма и образуется совсем немного документов. Ну и хорошо, значит, будет легко составить.

В том случае, если оценка осуществляется сторонней организацией, результатом такого анализа будет оформленное заключение уполномоченного эксперта.

В соответствии с недавно принятым Министерством здравоохранения и соцразвития Порядком по аттестации работников, руководитель аттестуемого предприятия не уполномочен организовывать и проводить аттестационные мероприятия.

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

В соответствии с недавно принятым Министерством здравоохранения и соцразвития Порядком по аттестации работников, руководитель аттестуемого предприятия не уполномочен организовывать и проводить аттестационные мероприятия.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с членами экспертной комиссии.

Само положение перепечатывают с учетом изменений и в дальнейшем ссылаются на него — утверждено приказом … (в редакции приказа …).

Она состоит из работников предприятия: бухгалтера, секретаря, делопроизводителя и т. д. Форму акта организация разрабатывает сама или использует типовую. В дополнение к нему составляется протокол. Его подписывают члены комиссии и председатель. Затем компания может утилизировать все дела, входящие в акт. Бумаги организация может уничтожить самостоятельно (измельчить, сжечь и т.

Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

Как составить приказ о приемочной комиссии

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу. Сроки работы определяет руководитель организации или устанавливаются законом. Секретарю нужно заранее получить ответ на этот вопрос у руководителя.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, образующихся в деятельности министерства, приказываю:1. Создать экспертную комиссию министерства в следующем составе:Жарашуев А.З.

Для большей наглядности представляем вашему вниманию образец приказа данной разновидности, кроме того, вы можете ознакомиться с образцом протокола заседания комиссии.

Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Не всегда глава предприятия обладает компетентностью для решения круга вопросов, возникающих в процессе экономической и хозяйственной деятельности. Для того чтобы справится с проблемами, руководителям организаций и учреждений приходится прибегать к помощи профессионалов, досконально разбирающихся в сути вопроса.

Совместно с делопроизводственной службой и лицом, ответственным за архив организует и проводит ежегодный отбор документов Департамента для дальнейшего их хранения или выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве Департамента.

Приказ о приемке по 44-ФЗ — это распорядительный документ заказчика, утверждающий порядок приемки товаров, работ и услуг, а также состав приемочной комиссии.

Источник: http://lotusroom-shop.ru/otvety-yurista/1098-prikaz-rukovoditelya-o-sozdanii-yekspertnoy-komissii-s-ssylkoy-na-normativnyy-dokument.html

Приказ на создание экспертной комиссии по уничтожению документов

Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации.

Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст.

90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

  • Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  • Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  • Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.
  • Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

    Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

    Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

    Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы.

    Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.

    Образец приказа может быть составлен в свободном виде, без применения какого-либо типового бланка ввиду отсутствия такового.

    Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

    Для грамотного проведения выборки необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации.

    Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет.

    Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет.

    В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

    С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены.

    Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка. Образец заголовка может быть таким — «о создании постоянно действующей экспертной комиссии», «о формировании постоянно действующей комиссии по экспертизе документов».

    Далее, как правило, указывается причина формирования бланка, то есть в каких целях утверждается данный приказ — для установления сроков хранения документов, отбора в архив или уничтожения.

    Распорядительная часть включает следующие распоряжения руководителя:

    1. создать экспертную группу лиц — в данном пункте указывают пофамильный состав данной группы;
    2. возложить на ее членов обязанности, связанные с экспертизой и направления бумаг для хранения или уничтожения;
    3. назначить определенного сотрудника организации ответственным лицом за исполнение приказа.
    4. Далее бланк подлежит утверждению руководителем и передается для ознакомления лицам, перечисленным в его распорядительной части.

      Распорядительный бланк регистрируют в журнале, присваивают ему регистрационный номер, который вносится в верхнюю часть приказа. Ниже представлен возможный пример оформления.

      Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации.

      Образец приказа о создании экспертной группы по уничтожению документаци — скачать.

      Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

      Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

      +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

      +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

      +7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

      Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
      Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

      Какая скорость шредирования документов?
      Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

      За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
      Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

      Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
      Да, без проблем!

      Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
      Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

      На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
      Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

      Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
      Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

      Каким образом происходит сжигание документов?
      Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

      Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
      После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

      На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
      При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

      Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
      Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

      Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
      Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

      Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
      Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

      Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
      Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

      Приказ о создании комиссии (аттестационной, экспертной или любой другой, главное правильно назвать ее в тексте приказа) составляется по единому образцу:

      • Сначала необходимо привести обоснование создания комиссии, при этом хорошо ссылаться на подходящий нормативный документ.
        • Состав комиссии указывается первым пунктом по приведенной форме в образце – выделяются председатель и секретарь комиссии, называются должности всех членов комиссии. Обратите внимание на изменение написания инициалов относительно фамилии по ходу всего приказа.
      • При необходимости каких-либо указаний к действию их можно добавить в приказ после создания комиссии. Но не стоит злоупотреблять и отражать в приказе мелкие оперативные вопросы.
      • Оформление – по форме приказов по основной деятельности.
      • Осталось только привести образец приказа о создании комиссии, вы также можете ознакомиться с образцом протокола заседания комиссии.

        ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КРЫЛАТЫЙ ВЕРБЛЮД»

        (ОАО «Крылатый верблюд»)

        « 28 » октября 2019 г. № 63

        О создании экспертной комиссии

        В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение п р и к а з ы в а ю:

        Создать экспертную комиссию в составе:

        2. Заведующему архивом Ямочкиной Н.И. разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2019.

        Директор К.А. Золотушко

        Если комиссия уже действует и у вас возникла необходимость значительно изменить ее состав, тогда можно подготовить приказ о назначении состава комиссии по следующему образцу:

        ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЯЩЕРИЦА»

        « 08 » ноября 2019 г. № 69

        О назначении состава экспертной комиссии

    Источник: https://dpryug.ru/95-prikaz-na-sozdanie-jekspertnoj-komiss

    Кто входит в экспертную комиссию по архиву. Приказ о создании экспертная комиссия по экспертизе ценности документов. Задачи и работа экспертной комиссии

    Приказ о создании экспертной комиссии по архиву образец

    Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.

    Хранение документов организации неизменно вызывает множество вопросов, ответить на которые секретарь, ответственный за архив, не в состоянии. На помощь приходит так называемая экспертная комиссия организации.

    За строгим названием прячется всего лишь группа компетентных работников, которые помогут делопроизводителям установить сроки хранения дел.

    Цель работы экспертной комиссии очень проста: не хранить ненужные документы и случайно не избавиться от нужных.

    Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в Основных правилах работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Задачи и работа экспертной комиссии

    На практике создание экспертной комиссии следует сразу же за созданием архива организации. Это получается само собой. Начав обрабатывать документы для хранения, секретарь или делопроизводитель неизбежно столкнется с вопросами, на которые не сможет ответить самостоятельно.

    Самый распространенный из них – сколько лет хранить документы, отсутствующие в Перечне типовых управленческих архивных документов, и нужно ли их хранить вообще? Вряд ли секретарь возьмет на себя ответственность принять подобное решение самостоятельно. Второй случай, когда необходимо призвать на помощь экспертов в узких вопросах делопроизводства, – утверждение номенклатуры дел на очередной год.

    Вероятно, в нее включены дела, которые компания хотела бы хранить дольше, чем заявленные в Перечне 3 или 5 лет.

    Таким образом, согласно Основным правилам работы архивов организаций, основной задачей экспертной комиссии является экспертиза ценности документов (ЭЦ), то есть изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности проводится:

    • при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
    • при подготовке документов к архивному хранению;
    • при выделении документов к уничтожению;
    • при подготовке документов к передаче на хранение в архив организации с последующей передачей на государственное хранение (в случае ликвидации организации).

    Для того чтобы помочь делопроизводителям во всех этих частных случаях, и создается экспертная комиссия организации (ЭК). В нее входят работники, компетентные в вопросах работы с документами, которые могут быть проверены государственными органами.

    В первую очередь, это кадровое делопроизводство и бухгалтерия, во вторую – документы, касающиеся основной деятельности организации.

    Из статьи специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгении Кожановой в №6 2014 журнала вы узнаете, кто входит в экспертную комиссию, какие задачи перед ней стоят, как ее создать и как документировать работу экспертной комиссии.

    Экспертная комиссия очень нужна организации, потому что контроль за хранением дел со стороны ее участников сводит к минимуму риск раньше времени избавиться от важных и еще актуальных документов.

    Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

    В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

    Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

    • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
    • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

    Состав экспертной комиссии

    Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

    В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации).

    В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

    Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

    Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    Задачи и функции ЭК

    Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

    • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
    • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
    • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

    Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

    Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

    Отбор документов на хранение

    При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

    Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела(а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

    нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

    Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

    Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

    В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

    При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

    Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

    Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

    Отбор документов к уничтожению

    Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

    В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

    Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

    В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

    После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

    Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

    Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

    Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

    ПРИМЕР 1

    Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

    ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

    «САЛЮТ»

    ПРИКАЗ

    01.08.2008 № 35

    О создании постоянно действующей экспертной комиссии

    В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

    Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

    Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

    Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

    Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

    Попова Е.В. – заместитель начальника

    отдела бухгалтерского учета и отчетности

    2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

    Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

    ПРИМЕР 2

    Протокол заседания экспертной комиссии

    Общество с ограниченной

    ответственностью «Русский текстиль»

    ПРОТОКОЛ

    заседания экспертной комиссии

    Источник: https://uristol.ru/petition/kto-vhodit-v-ekspertnuyu-komissiyu-po-arhivu-prikaz-o/

    ПраваРешения
    Добавить комментарий