Срок хранения договора на оказание услуг

Сколько хранить договора с клиентами – Бизнес, законы, работа

Срок хранения договора на оказание услуг

Источник: журнал «Главбух»

Договоры на туристическое обслуживание – это те документы, которые подтверждают взаимоотношения туристических компаний с туристами.

Поэтому, в случае проверки турфирмы компетентными органами и при возникновении судебных разбирательств по вопросам исполнения обязательств по договорам, предоставление оригинала договора является обязательным.

Значит, хранение договора с туристом с соблюдением сроков и установленного порядка, а также надлежащее хранение документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится важным вопросом в деятельности компании.

И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано по всем правилам архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для туристической фирмы.

Вообще сроки хранения архивных документов определены Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).

Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня).

В соответствии со статьей 443 Перечня к обязательным документам для всех юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы относятся договоры возмездного оказания услуг со сроком хранения пять лет после истечения срока их действия.

Что касается дополнительного соглашения к договору на туристическое обслуживание, то оно является неотъемлемой частью договора и храниться должно вместе с ним.

Если памятка туристу является приложением к договору, то она хранится также весь срок.

Если это отдельный документ, то законодательством не предусмотрены сроки хранения таких документов.

По общему правилу срок хранения документов начинает исчисляться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве.

Например, если договор на туристическое обслуживание закончил свое действие 30 ноября 2014 года, а статья 443 Перечня предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия, то:

  • первым годом хранения будет 2015 год (с 1 января по 31 декабря 2015 года);
  • последним, пятым, годом хранения – 2019 год. Только по окончании 2019 года такой договор можно будет уничтожить.

Сроки хранения договоров по правилам бухучета и НК РФ

Статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения должны храниться не менее пяти лет после отчетного года.

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

Расходы на хранение договора с туристом, которые несет турфирма, в бухгалтерском учете относятся к общехозяйственным (счет 26).

В налоговом учете также предусмотрены сроки хранения документов.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы, уплаченные налоги, хранятся в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Договоры с туристами смело можно отнести к документам, подтверждающим получение дохода в туристической компании.

Несмотря на то что сроки в бухгалтерском и налоговом учете установлены разные, хранить договоры и все прилагающиеся к ним документы необходимо по наибольшему установленному сроку – 5 лет.

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Ответственность за нарушение порядка хранения

Ответственность за сохранность договоров и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения несет директор турфирмы.

Для договоров и других документов в турфирме должен быть создан архив – текущий для документов отчетного года, постоянный – для документов прошлых лет.

Документы можно хранить как в самой организации, так и в архиве (государственном или частном).

Выдача документов из бухгалтерии и из архива, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

За отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (грубое нарушение правил учета доходов и расходов), турфирму могут оштрафовать в следующих размерах:

  • если утрачены документы за один период – 10 000 руб.;
  • если утрачены документы за несколько налоговых периодов – 30 000 руб.;
  • если отсутствие документов повлекло занижение налогооблагаемой базы – 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 руб.

Уничтожение архивных документов

Документы, срок хранения которых истек, уничтожают.

Договоры, подлежащие уничтожению, можно сдать на макулатуру специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья, или уничтожить (сжечь, разорвать). Это оформляется актом, утвержденным директором турфирмы.

Для уничтожения архивных документов нужно, во-первых, создать комиссию и утвердить ее состав приказом директора турфирмы.

Комиссия, определив, у каких документов истек срок хранения и они подлежат уничтожению, составляет акт об их уничтожении.

После его подписания отдельным актом комиссия фиксирует сам факт уничтожения документов.

Н. Гашина,
генеральный директор ООО «Аудит КонЭкс-Т»

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/47619-hranenie-dogovora-s-turistom-osnovnye-pravila.html

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.Журналы регистрации несут дополнительную функцию.

При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет.

В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников.

Источник: https://novdmt.com/skolko-hranit-dogovora-s-klientami/

Служба правового консалтинга

Срок хранения договора на оказание услуг

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.

)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст.

17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст.

283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого- обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет. Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).

При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно: 1) в статьях, содержащих конкретное название договора; 2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).

Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.

Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня). Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ. Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Источник: https://www.garant.ru/products/ipo/editions/vesti/462794/4/

ПраваРешения
Добавить комментарий